Нормативно-правовой акт - Об утверждении Положения об архиве администрации Баевского сельсовета и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Баевского сельсовета от 19.12.2012
Раздел нормативно-правовых актов - Постановление

 

АДМИНИСТРАЦИЯ  БАЕВСКОГО  СЕЛЬСОВЕТА

БАЕВСКОГО  РАЙОНА         АЛТАЙСКОГО КРАЯ

 

 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

 

от  19.12.2012       №   87

с. Баево

Об утверждении Положения об архиве

администрации Баевского сельсовета и

Положения  о постоянно действующей

экспертной комиссии администрации

Баевского сельсовета

 

             Для организации работы с документами в делопроизводстве Администрация  Баевского  сельсовета  п о с т а н о в и л а:

 

     1. Утвердить Положение об архиве администрации Баевского сельсовета Баевского района (приложение № 1)

     2. Утвердить Положение  о постоянно действующей экспертной комиссии

администрации Баевского  сельсовета Баевского района (приложение №  2)

 

 

 

Глава  сельсовета                                                                             З.М. Катаргина

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                     Приложение № 1

                                                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                                                     Постановлением  

                                                                                      от  19.12.2012 №  87 

 

П О Л О Ж Е Н И Е

об архиве  администрации Баевского сельсовета

Баевского района  Алтайского  края

 

1.  Общие положения

 

1.1.  Документы администрации сельсовета имеющие историческое, культурное,  научное, специальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежит постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно,  в пределах установленных Государственной архивной службой  Российской Федерации, хранятся в архиве  администрации сельсовета.

1.2.   Администрация сельсовета обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности.  В соответствии с правилами, устанавливаемыми  Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

        Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет сельсовета.

        За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица сельсовета  несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3.  В администрации сельсовета для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки передачи на государственное хранение создаются архивы.

       Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив  сельсовета создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе  архив сельсовета руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций,  распоряжениями главы  сельсовета, правилами архивов при правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной  службы и настоящим положением.

1.6.  Положение об архиве администрации сельсовета разрабатывается на основании Примерного  положения и утверждается руководством главой   сельсовета по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7.  Архив сельсовета работает по планам, утверждаемым главой  сельсовета,  и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива сельсовета осуществляет  глава  сельсовета.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива сельсовета осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

 

2. Состав документов архива

 

В архив поступают:

-  законченные делопроизводством сельсовета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

- документы постоянного хранения и по личному составу сельсовета - предшественников;

- документы постоянного хранения и по личному составу ликвидируемых учреждений, непосредственно подчиненных  сельсовету;

- личные фонды ведущих работников сельсовета, поступившие в архив;

- служебные и ведомственные издания;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

 

3. Задачи и функции архива

 

Основными задачами архива являются:

- комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

- подготовка и своевременная передача Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве сельсовета;

   В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

- принимает не позднее,  чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений сельсовета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

- составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы сельсовета и экспертно-проверочной комиссии архивного отдела  администрации района и управления архивными делами Алтайского края;

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

- создает,  пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

- организует использование документов;

- информирует руководство и работников администрации сельсовета о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии сельсовета;

- оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел сельсовета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив сельсовета;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства сельсовета;

- ежегодно представляет в архивный отдел Администрации района сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

- подготавливает и в установленном порядке передает на хранение  в архивный отдел администрации района.

 

6. Ответственность  заведующего архивом

 

Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

 

 

Зам. главы  сельсовета                                                                   Н.Г. Брынцева

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                       Приложение № 2

                                                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                                                                        постановлением  

                                                                                   от  19.12.2012     №  87          

 

П О Л О Ж Е Н И Е

о постоянно действующей экспертной комиссии

администрации Баевского  сельсовета

Баевского района      Алтайского края

 

 

1. Общие положения

 

1.1.  Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭПК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда, включая управленческую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации сельсовета.

1.2. Постоянно действующая комиссия (ЭПК) является совещательным органом при главе  сельсовета.

        Решения комиссии вступают в силу после их утверждения главой  сельсовета. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом администрации Баевского района.

1.3.  В своей работе ЭПК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, распоряжениями главы   сельсовета, нормативно-методическими документами Россархива и управления архивного дела Алтайского края, архивного отдела администрации района, типовым перечнем документов со сроками хранения, настоящим Положением от ЭПК.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем главы  сельсовета.

1.5.  Персональный состав ЭПК назначается распоряжением главы   из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.  В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

 

2.  Основные задачи ЭПК

 

        Основными задачами ЭПК являются

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

 

3.  Основные функции ЭПК

 

              В соответствии с возложенными на неё задачами ЭПК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов администрации сельсовета для дальнейшего хранения  и к уничтожению.

3.2.  Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации сельсовета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатур дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3.  Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации сельсовета по документированию (записи старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение главы   сельсовета

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническую документацию, по которым подлежит передача на государственное хранение;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения, 

3.4.2.  на согласование архивного отдела, а затем на утверждение главы   сельсовета:

- сводную номенклатуру дел администрации сельсовета;

- описи дел по личному составу,

3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем,

3.4.4. на утверждение главы   сельсовета:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников администрации сельсовета консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

 

4. Права ЭПК

 

          Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации сельсовета по вопросам разработки номенклатурных дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителя структурных подразделений письменное объяснение о причине утраты, порчи или незаконного уничтожении документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседание комиссии,  в качестве консультантов и экспертов, специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭПК, в лице её председателя, заместителя или секретаря комиссии, имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать главу   сельсовета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять своё учреждение в органах Государственной архивной службы России.

 

5. Организация работы ЭПК

 

5.1. Экспертная комиссия администрации сельсовета работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями Росархива,  получает от них соответствующие организационно-методических указания.

5.2.  ЭПК работает по годовому плану, утвержденному главой  сельсовета.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭПК рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение документы рассматриваются на её заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседания комиссии и,  принятые на нем,  решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеет право совещательного голоса,  и  в голосовании не участвуют.

      Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну, решение принимает председатель комиссии и глава   сельсовета.

5.5.  Ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.

 

Заместитель главы сельсовета                                                         Н.Г. Брынцева

 

 

↓ скачать документ ↓
↓  Об утверждении Положения об архиве администрации Баевского сельсовета и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Баевского сельсовета  ↓

← Все нормативно-правовые акты раздела
Постановление ←

← Все архивные нормативно-правовые акты раздела
Постановление ←

← Все раделы нормативно-правовых актов ←